サービス

文書管理コンサルティングサービス

株式会社ニチマイはお客様とコンサルタントとの絶対的な信頼関係を構築し、最適なパートナーとして文書・記録管理のコンサルティングと、業務改善の実現をお約束いたします。 

 

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組織の知カラ

文書管理コンサルティング

 

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  • どこから手を付けてよいかわからない
  • 限られた予算で何から始めるべきか判断がつかない。
  • 課題の優先順位を決められない。
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  • 方針・方策策定
  • マスタースケジュール作成
  • 体制づくり
  • 最優先課題・優先課題の抽出
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  • 社内全体の文書の保管、管理状況の実態がわからない。
  • 紙書類を大幅に削減したい。
  • 法令に対応した文書管理規程を整備したい。
  • 効果的に実行できるマニュアルを作成したい。
  • 社内のコンセンサスを得る方法がわからない。
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  • 文書等の物量調査
  • 紙と電子のドキュメントの管理実態調査、分析
  • 業務改善に向けた調査・分析
  • ICT化実現に向けた調査、分析
  • 調査、分析結果に基づく診断
  • 企業診断結果に基づく最適ソリューションの提案
  • 投資効果測定
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  • 社内全体へ効果的に周知する方法がわからない。
  • 実現させる方法がわからない。
  • 限られた期間で効果を出したい。
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  • 社内説明会・啓蒙ツール作成
  • 文書管理規程、ルール作成、適正媒体の選定
  • ワーキング、タスクコンサルティング
  • 文書等のリスト化

文書整理・実行運用サポート

 

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  • 作業の際の人手が不足している。
  • 時間が無いので早くやりたい。
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  • 対象文書のファイリング
  • キャビネットへの配架作業

アフターサポート

 

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  • 初期投資を無駄にしたくない。
  • 継続して効果を実感したい。
  • 改善点を発見して対応したい。
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  • 効果測定・改善計画の立案
  • 日常のサポート
  • 文書管理、ICT化センター運営

文書管理システムの導入

某製造メーカー様において、紙やデータで保管している社内文書を各部門において電子データで検索・共有できるシステムを構築したいといったご要望がありました。
しかしながら文書は紙・電子データともに、数量や各部署における保管状態などは全く把握できず、どこから手をつけてよいかわからないといった状況で、導入された文書管理システムも機能していないというお悩みを抱えておられました。 そこで当社の文書コンサルティング業務の提案が採用され、社内にある文書の実態調査から始め、文書管理規程や運用ルールを徹底的に整備し、執務室内のキャビネットや引き出し、または書庫にある文書をルールに基づき整備することから着手しました。
その後、紙文書の中で電子化対象とする文書はスキャニングし、イメージデータとメタ情報を作成し、お客様がお持ちの文書管理システムへの登録までを請け負いました。
こうして文書管理の「土台」から整備しルール化することで、基幹系の文書管理システムも効果的に機能し、継続的なレコードマネジメントが実現しました。